Под делопроизводством или документационным обеспечением управления принято понимать отрасль деятельности, связанную с обеспечением документального оформления и организацией дальнейшей работы с различными официальными документами. (Определение приводится на основании ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» - документа, утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28.)
Документирование является одной из составляющих частей делопроизводства, напрямую связанных с процессом создания документации. Понятие «документооборот», в свою очередь, объединяет все вопросы, связанные с учетом и движением документов. Область делопроизводства, направленная на создание и поддержание функционирования системы организации и хранения документов, называется архивное дело. Деятельность человека в сфере управления всегда сопровождается разработкой и движением различной документации; в связи с этим делопроизводство сегодня может упоминаться и под названием ДОУ, что означает документационное обеспечение управления. Читать полностью »


Разновидностью письма-извещения является информационное письмо. Цель такого письма заключается в своевременном информировании другого предприятия или заинтересованного лица в свершившемся факте. Для такого письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. В целом, информационные письма принято подписать руководителем предприятия, организации, учреждения.
Объем информационного письма может варьироваться от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц. Нередко к информационным письмам прибегают  с  целью  пропаганды деятельности  отдельных организаций. Читать полностью »


В письме-извещении что-либо сообщается или утверждается. Обычно письма извещения являются ответом на запрос и начинаются со слов “сообщаем”, “извещаем”, “доводим до Вашего сведения”, “ставим Вас в известность”.
МИНСТАНКОПРОМ
Экспериментальный неучно-иселедомтельский
институт металлорежущих станков    И.о. директора
ЭНИМС    “Систем проект”
т. Петрову Б.Б.
103030, Москва    121200 Москва Г-200
Скатертный пер., 22    ул. Берзарина, 7
Телефон . ..      Телетейп …
25.0<ЦН) У 165/031
Не № 10-5819 от 1.09.90
О посыпке каталога
В ответ на Ваше письмо от 1,09.90, сообщаем, что, к сожалению, мы не можем выслать Вам наш последний каталог токарнокэрусельных станков, так как он еще находится в печати. Читать полностью »


Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения.
Ключевыми словами письма-напоминания является гнездо слов от глагола “напоминать”.
Помета “Вторично”, помещаемая на поле письма, уже подчеркивает факт напоминания. Такая помета ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, адресованного ранее, по не зависящим от него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма.
В одном и том же письме часто выражается не только напоминание, но и требование выполнить те или иные обязательства. Читать полностью »


Письма-подтверждения направляются для подтверждения получения документов и материалов, например писем, телексов, спецификаций, прейскурантов, каталогов, образцов изделий и т. п., а также посланной телеграммы или телефонного разговора.
Иногда бывает желательно изложить вкратце содержание того письма, на которое ссылаются, чтобы было ясно, о каком письме идет речь.
Ключевыми словами письма-подтверждения является гнездо слов, образованных от глагола “подтверждать”. Письмо-подтверждение может заканчиваться   просьбой,   предложением,   замечаниями   и   указаниями.
Своевременная отправка письма-подтверждения исключает необходимость в письме-напоминании, что способствует сокращению объема деловой переписки.
Завод “Прогресс”    Директору   ЦНИИТМАШ
т. Иванову P.H.
109088 Москва Шарикоподшипниковская, 5
Читать полностью »


Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора.
О подписании договора №…
Направляем   подписанный   с   нашей   стороны   договор  №
от    ———   .  Справка  о финансировании будет выслана
Дцинря письмо следует считать неотъемлемой частью настоящего договора.
Приложение:  Договор  о                      №      —  -
на б л. в 3 экз.
Возвращаем подписанный и заверенный печатью договор № .  . . от      .
а также    ,    , которую просим считать его неотъемлемой частью.
Направляем    „       экземпляра подписанного нами договора № -__
на поставку Вас в ———г.    .    •
Просим      — .и    .1      ..——i  –,—            —I.    I…….    —-
и один экземпляр договора №    возвратить нам.
Предупреждаем, что в случае возврата Вами договора с незаполненными реквизитами договор будет считаться неоформленным по Вашей вине.


Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Иногда по традиции такие письма называют “препроводительными”. Этот термин употреблять не рекомендуется, так как он устарел и является архаизмом.
Сопроводительные письма оправдывают себя лишь в тех случаях, когда они содержат какие-то дополнительные разъяснения и приложенным к ним документам или если прилагаемые документы содержат несколько листов.
Во всех других случаях сопроводительное письмо становится излишним, а адрес, дату и индексы письма можно указать прямо в самом документе. Поскольку уменьшение количества таких писем упрощает делопроизводство, нужно добиваться, чтобы предприятия обращались к сопроводительным   письмам   лишь   в  случаях,  сформулированных   выше. Читать полностью »


В 60—80-е годы в связи с общесоюзным масштабом работ по созданию АСУ и АСНТИ были возобновлены работы по унификации языка и стиля официальных писем. Были разработаны Государственные стандарты и методические рекомендации по унификации текстов служебных документов в виду перспективы их машинной обработки. Разработчики, например, системы организационно-распорядительной документации предложили коренным образом изменить практику составления служебных документов, вообще и переписки в частности, исходя из якобы типовых управленческих функций. Отдельные документоведы в связи с этим предлагали даже модернизировать грамматику русского языка. Высказывались мнения, что естественный язык — “алогизм”, и поэтому необходима его модернизация. Практика показала ошибочность таких точек зрения. Как известно, система организационно-распорядительной документации, в которую входит официальное письмо, была призвана несостоятельной. В целом, можно утверждать, что методика унификации текстов в этот период оказалась порочной потому, что были полностью проигнорированы исторически сложившиеся традиции в практике подготовки официальных документов. Стало очевидным, что нормализацию (унификацию) текстов служебных документов надо проводить с учетом видов и разновидностей служебных документов, поскольку многие виды документов имеют свои языковые формулы, модели сочетания слов, их стандартный перечень и правила построения предложений.
Читать полностью »


Письма просьбы
Ноя
03

Количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений, практически беспредельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления. Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа (”Прошу .. .”);
от первого лица множественного числа (”Просим …”);
от третьего лица единственного числа. В этом случае употребляются существительные с собирательным значением (дирекция, администрация,совет трудового коллектива, кооператив .. . просит …);
от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением (дирекция, партийная и профсоюзная организации просят . . .}. Читать полностью »


Режим Временного правительства не внес существенных изменений в речевую практику подготовки официальных писем. 15 марта 1917 г. Временное правительство приняло постановление “Об упрощении формы официальных сношений и бумаг”, которое заключалось лишь в отмене “титулования и заключительной формулы деловых писем, выражающей личные чувства”; точно так же, как в заседаниях строго соблюдался этикет служебной иерархии, в практике оформления официальных писем сохранился традиционный речевой ритуал.
После Великой Октябрьской социалистической революции В.И. Ленин   поставил  вопрос  о  коренной  перестройке  ведения служебной документации, и практики подготовки официальных писем, в частности, В.И. Ленин говорил, что у нас уживались рядом теоретическая смелость в общих построениях и поразительная робость по отношению к какой-нибудь самой незначительной канцелярской реформе. Он критиковал за то,что “во всей области общественных, экономических отношений мы “ужасно” революционны. Но в области чинопочитания, соблюдения форм и обрядов делопроизводства наша “революционность” сменяется сплошь да рядом самым затхлым рутинерством”.
В.И. Ленин глубоко вникал в организацию работы аппарата и, когда надо было, сам разрабатывал соответствующие правила. Уже 2 марта 1918 г. было принято постановление Совета Народных Комиссаров за подписью В.И. Ленинна “О форме бланков государственных учреждений”, которое вводило новую единую форму бланка делового письма. Читать полностью »